Externe communicatie wordt gezien als een van de belangrijkste begrippen als het aankomt op het bedrijfsleven. Hoe kunnen we potentiële klanten informeren en overtuigen? Hoe creëren we naamsbekendheid?
Allemaal punten die klanten binnen moeten halen om een organisatie winstgevend te maken. Alleen is externe communicatie niet het enige waar naar gekeken moet worden. Interne communicatie is minstens zo belangrijk. Om het gewenste imago van een onderneming te krijgen en te behouden moeten de werknemers zich verbonden voelen met de onderneming. Dit blijkt steeds belangrijker. Om deze reden heeft Entopic voor de zesde keer een onderzoek gedaan onder ruim 400 Nederlandse organisaties naar de huidige staat van het veelgebruikte interne communicatiemiddel; intranet.
Redenen voor inzetten intranet
91% van de organisaties geeft toegang tot intranet. 70% van de werknemers kan thuis op het intranet van de organisatie terecht. De belangrijkste reden om intranet in te zetten is het vergroten van de betrokkenheid. Dit is voor 79% van de intranet gebruikende organisaties de eerste reden. Op een goede tweede plek staat het intranet gebruiken als informatiebron met 71%. Hier wordt met name het delen van kennis met collega’s bedoeld. Vaak hebben organisaties ook een intern social media kanaal wat om deze reden wordt ingezet. Behalve het delen van kennis en informatie wordt ook het creëren van draagvlak genoemd. Door deze punten is het gebruik van (interne) social media door medewerkers onmisbaar geworden in het bedrijfsleven. 43% van de ondervraagden geeft zelfs aan dat als er geen interne sociale media zou zijn, zij dit wel via een externe weg zouden gebruiken.
Verbeterpunten
Intranet is niet voor alle punten ideaal te gebruiken. In vele gevallen is het intranet erg globaal; het intranet is voor iedereen van de organisatie. Daarom kan het zijn dat bepaalde informatie voor veel van de lezers niet te gebruiken is. Dat maakt het intranet omslachtig. Om deze reden is het ook moeilijk om wel de juiste informatie te vinden. Vaak wordt er een intranet opgezet maar wordt het niet goed bijgehouden. Er staan oude nieuwsberichten op en de nieuwste informatie wordt nog sneller via de interne sociale media gedeeld. Een ander punt wat (vooral een paar jaar terug nog) werd genoemd is dat het intranet met name eenrichtingsverkeer is. Er worden interne documenten vrijgegeven waarop feedback niet mogelijk is. Tegenwoordig wordt er, om deze tekortkoming tegen te gaan, steeds meer gebruik gemaakt van het delen van documenten, tekst- en videocommunicatie waar wel op gereageerd kan worden. Dit moet de interactiviteit verhogen en op deze manier wordt weer extra informatie gedeeld.
Meest gebruike onderdelen intranet
De ondervraagde medewerkers gebruiken onderstaande onderdelen het meest op het intranet:
- Interne nieuwsvoorziening (90%)
- Interne telefoongids (73%)
- Mededelingen (67%)
- Informatie over arbeidsvoorwaarden (62%)
- Formulieren (58%)