Je herkent het vast wel, na de hele dag druk aan het werk geweest te zijn staan de helft van al je taken voor de dag nog open. Je heb aan het eind van de dag nog zoveel te doen, je vraagt jezelf af of je wel hard genoeg hebt gewerkt. Toch maar weer doorschuiven naar de volgende dag. Dit levert vaak onnodig frustratie op. Hieronder staan enkele tips die je erbij helpen om je planning te halen door slimmer te werken.
1) Sluit je email af, en schakel de popups uit.
Het is vaak niet noodzakelijk om direct je email te beantwoorden. Ditzelfde geld voor je Google chat, AIM of Twitter. Sluit deze programma’s zodat je ongestoord en geconcentreerd kan doorwerken voor enkele uren.
Nadat je 1.5 tot 2 uur ongestoord heb doorgewerkt is het goed om dit even te onderbreken. Dit zijn de momenten dat je email, Twitter en chat weer even aan kunt zetten onder het genot van een bakje koffie of thee. De meeste mensen kunnen maximum 1,5 à 2 uur echt geconcentreerd werken. Een kleine pauze laat je toe om je concentratie en energie weer op het juiste peil te brengen.
2) Archiveer en categoriseer je email
Heb je een email beantwoord en afgehandeld verwijder deze dan. In de meeste gevallen wordt dit automatisch gearchiveerd. Email die je niet direct kan of later wilt beantwoorden kun je categoriseren zodat je een duidelijk overzicht krijgt in je inbox. Streef ernaar om aan het eind van de dag een lege inbox te hebben.
3) Begin met het bijhouden van een TO-DO lijstje
Schrijf al je taken op. Doe je dit niet dan blijven alle taken ergens in je geheugen slingeren wat over het algemeen meer stress oplevert. Prioritiseer je taken in bijvoorbeeld 3 categorieën, “TO-DO”, “TO-Watch” en een “Later-list”.
Je kan kiezen om dit te doen op de traditionele manier door een pen en papier te gebruiken. Voor de netwerk generatie zijn er verschillende web-based en mobiele tools om al je taken te organiseren en synchroniseren.
De nieuwe en funny strikeapp.com
http://www.rememberthemilk.com/
http://itunes.apple.com/app/taskforce/id400384947?mt=8
http://www.todo.ly
4) Focus op een goal per dag
Vraag jezelf wat je aan het eind van de dag bereikt wil hebben en werk hier naar toe. Merk op wat je er van weerhoudt om je goal te halen en ontdoe je van deze taken. Voor zover mogelijk, focus op 1 activiteit tegelijk en werk dit af.
Stel de eisen van je doel niet te hoog, wees realistisch. Als je elke dag je doel niet haalt zal dit ongetwijfeld enige vorm van stress opleveren.
5) Minder dan 5 minuten? Doe het gelijk
Duurt een taak maar een paar minuten probeer het dan niet uit te stellen indien mogelijk. Voer het gelijk uit zodat je er vanaf bent en het niet meer in je geheugen of TO-DO lijst blijft slingeren.
6) Maak je gedachten leeg
Schrijf alles op waaraan je denkt en wat je later eventueel weer nodig heb. Dit kan variëren van ideeën, problemen of dingen die je later wil onderzoeken. Blijf gefocust op je doel dat je gesteld heb. Hiervoor kan je ook uitstekend het TO-DO lijstje weer tevoorschijn halen.
7) Enjoy
“Als je werk je hobby is hoef je nooit meer te werken”. Bij deze geweldige quote van @SanderGeels / @IvoElshof ( Wie is het nou jongens? ) komt het er eigenlijk op neer dat plezier hebben in je werk “the key” is. Probeer er wat leuks van te maken en bekijk alles van de positieve kant. Maak een uitdaging van je goals.
8 ) Muziek
In de loop van de tijd zijn er verscheidene onderzoeken geweest over de invloed van muziek op je concentratie en productiviteit. De uitkomst van deze onderzoeken is variërend, per persoon is het verschillend of muziek je concentratie en productiviteit verhoogt. Probeer het eens uit met verschillende soorten muziek genres.
9) Sneltoetsen
Het gebruik van sneltoetsen heeft veel voordelen ten opzichten van de muis. Bij het gebruik van de muis moet je eerst de cursor opzoeken, daarna de cursor naar de juiste positie bewegen en dan ook vaak onnodig veel acties uitvoeren. Sneltoetsen werken dus vaak sneller en efficiënter. Op wikipedia staat op een mooie opsomming van de voordelen;
- Het werkt sneller dan met de computermuis;
- Er zijn minder handelingen nodig dus efficiënter;
- Minder concentratie (inspanning) nodig, door niet te hoeven “zoeken” en “mikken” met de muis/cursor;
- Ergonomisch beter door ontbreken van de eenzijdige (muis)belasting;
- Werkt preventief tegen RSI en ondersteunt bij herstelprocessen.
- Computergebruikers voelen zich fitter aan het einde van hun werkdag. Dit blijkt uit een wetenschappelijk onderzoek van TNO
Er zijn op het internet genoeg lijstjes te vinden met alle sneltoetsen voor een bepaalde applicatie of besturingssysteem, enkele voorbeelden;
Google Chrome sneltoetsen
Windows sneltoetsen
10) No-talk donderdag-middag
Elke eerste donderdag middag van de maand geen Twitter, Facebook, email, telefoon en niet praten. Dit idee komt van Jason Fried uit de TED talk in onderstaande video. Stel het idee eens voor aan je collega’s. Wat je zult merken is dat dit eigenlijk best wel fijn werkt, je kan ongestoord en geconcentreerd door werken. Zeker de moeite waard om eens uit te proberen.
Wat zijn jou ultieme productiviteit tips?